Advocaten opgelet: verzenden ‘beschadigd document’ voor risico van advocaat

Het risico dat een digitaal bij de rechtbank ingediend document niet geopend kan worden, ligt bij de verzender, aldus de Hoge Raad. Dat las ik op de blog van Ekelmans Advocaten (via). Wie dit niet wil lopen zal “ouderwets een koerier moeten sturen”. Er klopt iets niet helemaal als een ict-storing leidt tot inschakeling van een fysiek alternatief.

Wie wil procederen, heeft sinds een paar jaar de optie om alles digitaal te doen. Niet via e-mail, maar met het speciaal ontworpen systeem van Veilig Mailen, afkomstig van leverancier Zivver. (De fax is in 2022 afgeschaft.) Er zijn ook alternatieven, maar VM is het bekendste hulpmiddel.

In deze zaak stuurde een advocaat een beroepschrift via Veilig Mailen en wel op de dag voor het verlopen van de termijn van hoger beroep. Of nou ja, dat zeg ik nou wel, maar was het wel een beroepschrift? Het openen van de pdf gaf namelijk de Adobe-foutmelding “Er is een fout opgetreden tijdens het openen van dit document. Het bestand is beschadigd en kan niet worden gerepareerd.” Een papieren beroepschrift arriveerde pas een kleine twee weken later.

Een best wel kritieke storing dus. Niet tijdig ingediend is geen hoger beroep. En de inhoud is niet te controleren, dus we weten niet wat er is ingediend in die bijlage.

Een kopie van het bestand was naar de advocaat van de wederpartij gegaan, en ook die had het niet kunnen openen. Dat wijst er inderdaad op dat het een fout was in het document zelf.

In het zakelijk verkeer stuur je afzenders een mailtje “je bijlage is kapot” als je zo’n foutmelding ziet. Die kan het dan nogmaals sturen. Bij de rechtspraak zit men er iets formeler in:
Resteert de vraag of de hiervoor onder 5.1 tot en met 5.4 geschetste gang van zaken het hof aanleiding had moeten geven tot het bieden van een herstelmogelijkheid, al dan niet met het geven van een (extra) termijn. Het hof beantwoordt die vraag ontkennend. Het mailen – één dag voor het verstrijken van de beroepstermijn – van een beschadigd, niet te openen, bestand dient voor risico te blijven van appellant. Daarbij komt dat de advocaat van de man op 18 oktober 2022 ’s ochtends door de wederpartij erop is geattendeerd dat de desbetreffende bijlage niet kon worden geopend.
Als jij op de laatste dag dingen mailt en er gaat wat mis, is dat geheel en al jouw risico. De rechtspraak hoeft je niet die dag nog te berichten dat de bijlage niet te lezen is, laat staan dat ze de termijn voor je moeten verlengen zodat je het stuk alsnog kunt indienen.

Er wordt nog wat gegoocheld met bestandsgroottes:
De door [de advocaat] overgelegde screenshot toont immers een gezamenlijke bestandsgrootte van 155,5 Kb (hoger beroepschrift en V-formulier). De daaruit voortvloeiende omvang van het hoger beroepschrift valt niet te rijmen met de vaststelling van het hof dat bij scannen door het hof het ‘kale’ beroepschrift – dus zonder de bijlagen – een bestandsgrootte van 336 Kb heeft, en evenmin met een bestandsgrootte van 142 Kb zoals die blijkt uit de door [de advocaat] overgelegde screenshot van de Adobe Acrobat bestanden op haar computer.
Voor mij is het onlogisch dat een save-as-pdf qua omvang hetzelfde zou zijn als een scan-to-pdf van een stuk papier. En omdat de pdf kennelijk kapot is, zou de advocaat het ook niet hebben gered met een nieuwe save-as-pdf: die zou meer data hebben omdat die niet corrupt is.

Ik vraag me af hoe je wél aantoont dat een bestand met omvang X een corrupte versie is van een bestand met omvang Y.

De ietwat irritante maar onvermijdelijke conclusie is dan ook zoals advocate Van der Keur schrijft:
 telefonisch nagaan bij het gerecht of het processtuk kan worden geopend. En anders zal hij toch ouderwets een koerier moeten sturen.
Ergens voelt het scheef dat de Rechtspraak niet bereid is om bij (niet vaak voorkomende) problemen even te bellen, maar wel bij íeder ontvangen stuk wil aangeven dat het goed is aangekomen.

Arnoud

 

 

Het bericht Advocaten opgelet: verzenden ‘beschadigd document’ voor risico van advocaat verscheen eerst op Ius Mentis.

Gerelateerde berichten:

• Veilig mailen met ZIVVER (17/12/19 15:41)
• Schriftelijk beroepschrift vereist fysieke handtekening (11/12/13 10:25)
• Digitaal procederen burgers (11/10/10 14:02)
• Ook in hoger beroep digitaal procederen (18/04/14 13:15)
• Digitaal procederen bij bestuursrechter in aantocht (12/07/10 11:39)

Reacties:

Er zijn nog geen reacties op dit bericht.